外貿跟單員的基本常識

　　一 跟單員職責： 　　1.跟蹤每張單訂單的生產并將貨品順利的交給客戶，收回應收回的款項。 　　2.同新、舊客戶保持聯系增加溝通，了解客戶所需。 　　3.接收客戶的投訴信息，并將相關的信息傳遞到公司的相關部門。 　　4.掌握、了解市場信息，開發新的客源。 　　5.做好售后服務。

　　二.跟單員在收到訂單后要做的工作： 　　首先談接單的方法 　　1.客戶到廠下單有：電傳下單、郵寄下單、電話口頭下單等多種多樣，每張訂單的下法不同，我們跟單員都應注意將它們轉成書面訂單。 　　下單時，我們要注意在各方面存在的問題。舉例如：顏色、數量等。 　　2.訂單的審查 　　每張訂單都是不同的花型、不同面料、不同工藝，甚至設備也不一樣。首先，要看我們目前的水平能否達到客戶的要求，這是關鍵。 　　要分清此單是加工單還是OP單。 　　3.開生產單、流程卡 　　每張單開時，一定要把客戶要求在生產單上寫清楚。交生產部門生產之前，應向倉庫了解生產原材料是否足夠本單的生產。 　　4.生產過程中，如有意外情況不能滿足客戶的要求時，一定要及時將情況反映到公司最高層，找到解決的辦法。 　　5.小樣 　　打小樣的目地是看本公司的做貨能否達到和滿足客戶的要求，同樣也是大貨和產的依據。一般情況是按正常的手續，小樣全部是由客戶自己批板后再下單做貨的。 　　6.修改定單 　　一般情況是要求跟客戶重新下單，跟單員重新開單交生產部生產。 　　當客戶提出取消定單時，跟單員一定要收回舊的資料(生產單、流程卡)。 　　7.大貨生產出來后，還要按排出貨。

　　三.售后服務 　　客戶投訴或是退貨時： 　　對客戶的投訴，我們要了解問題出現的原因，并要采取措施，找到對策，避免下次出現。 　　客戶要求退貨，首先是盡量的使客戶接受我們所出現的問題。若能返修，則再對成品進行返修好后再出貨。 　　很嚴重的就重新生產，補單生產再送貨。 　　還有采用相互讓步的折扣法。 　　有時只能按客戶的要求來處理。最重要的是如何想法讓公司同客房達到雙贏。

　　四. 如何溝通好使跟單工作做得更好 　　同本廠內的各部門溝通： 　　面對生產部門我們就是客戶，所做的一切在對老板負責的同時也要對客戶負責。多同各生產部門溝通，讓他們能更明確的了解到在生產各單時，客戶的意圖，使生產更順利，能更好的滿足客戶的要求。 　　同客戶的溝通： 　　這只能代表我本人的體會，先要了解客戶的心態，他們是希望你在最快的時間里，給他最好的貨，面價錢也希望是最低的。如果你能體會到這點的話，同客戶的溝通也就不難了。同時，我們若能將手上的每張單子當作是自己的事至始至終的做好，客戶那當然也就不難交差的。其實，只要我們能對客戶真誠的付出，他們也會在有些問題上會理解你的，不會令你難做的。我們能盡可能的替對方多想一點，當客戶有錢賺時，結果就會是：客戶賺錢、老板有錢賺，你自己也能有升職加薪的機會。我們何樂而不為了?